10 fórmulas imprescindibles de Excel que debes dominar

Una gran parte de la población mundial considera a la aplicación Microsoft Excel un tanto difícil de utilizar. Sabemos por cultura general, que este programa resulta bastante útil a la hora de realizar tareas contables y financieras, pues permite, a través del empleo de fórmulas, realizar cálculos y presentar datos por medio de gráficos.

Quienes realizan actividades de este tipo de forma frecuente, probablemente saben usar de forma correcta la aplicación y sacan provecho de ella. Sin embargo, aquellos que no están del todo familiarizados con el programa han necesitado, en determinados momentos, aprender a utilizarlo, tomando en cuenta que hoy día prácticamente todo se rige por la tecnología. Es por ello que hoy te mostramos 10 fórmulas imprescindibles de Excel que podrás utilizar en cualquier operación financiera.

Fórmulas de Excel básicas

Este programa de Microsoft Office ofrece distintas alternativas en sus fórmulas más sencillas y complejas. Pese a que anteriormente no contaba con la relevancia suficiente en industrias y empresas, actualmente muchas compañías requieren que sus empleados tengan, por lo menos, conocimientos básicos en Excel.  Incluso los periodistas deben tener nociones básicas para poder realizar cualquier tipo de análisis estadístico que aporte valor a una noticia o reportaje.

Sin importar cual sea tu área profesional, si eres de los que desea tener mayores posibilidades laborales, te recomendamos leer a continuación algunas de las fórmulas más conocidas y utilizadas en esta aplicación.

  • Suma en Microsoft Excel

Este programa tiene diferentes formas de hacer sumas. Una de ellas es la suma simple, la cual permitirá sumar diversos números, tal y como nos enseñaron en primaria. De este tipo de suma hay dos métodos esenciales:

  • Suma Simple. Opción (1)

En esta primera forma, se pueden sumar celdas que estén situadas una al lado de la otra, ya sea en filas o columnas. Así pues, se procederá a escribir la fórmula en la celda que se designe para poner el resultado.

=SUMA (primera_celda: última_celda)

También se puede emplear la fórmula anterior para sumar los números comprendidos en un área formada por columnas y filas. En este caso, primer_celda:última_celda serán denominados bajo el término matemático ‘’rango’’.

  • Suma Simple. Opción (2)

A diferencia del primer método, este será utilizado para sumar celdas de forma individual. Deberás poner la siguiente fórmula en la celda que desees tus resultados:

=SUMA(celda2;celda3;celda4;celda5).

Para sumar las celdas pertenecientes a la columna izquierda debes escribir, en la celda destinada para poner los resultados, lo siguiente: = SUMA(A2:A5).

Si en la tabla hay celdas con números negativos y deseas sumar solo esas cantidades, escribe: =SUMA(A3:B4:B7), suponiendo que en las celdas A3, B4 y B7 hay cifras negativas.

De ser en otras celdas, basta con poner la letra de la columna y el número de celda. Estas fórmulas no son rígidas, solo sirven como modelo para que puedas sustituir los valores que necesites.

  • Suma según un criterio en particular

Esta opción está en todas las versiones de Microsoft Excel creadas después del año 2007. Es una alternativa excelente al momento de trabajar con una tabla que contenga una gran cantidad de datos, de las que necesites sumar solo algunos pocos. Además, en caso de tratarse de listas largas de información, puede resultar ser una actividad compleja conseguir elementos que sean idénticos para poder sumarlos. Por ello, Excel, pensando en la comodidad de sus usuarios, ofrece la posibilidad de encontrar aquellos elementos iguales que necesites y, posteriormente, sumarlos. Para este fin, se utilizará la fórmula:

=SUMAR.SI(rango;”criterio”; rango_suma)

En la ecuación, rango es el rango de celdas, valga la redundancia, que poseen el criterio que buscamos. Por su parte, el criterio se define como la condición que deseamos conseguir en la tabla de Excel. Y, para finalizar, el Rango_suma hace referencia al rango de celdas en las que están los números que deseamos sumar.

Ejemplo: en una tabla donde esté la categoría colores, si deseamos buscar el color verde y queremos calcular la cantidad de ‘’verdes’’, debemos proceder a escribir en una celda la fórmula:

=SUMAR.SI(A1:A30;”verde”;E1:E30)

  • Suma según distintos criterios

Esta función es similar a la anterior. En el aspecto que difiere es que Microsoft Excel te permitirá la opción de sumar valores numéricos que tengan distintos criterios. Para tal fin, emplearemos la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterios1;rango_criterios2;criterios2;criterios2;…)

En dicha ecuación, Rango_criterios1 se refiere al rango de celdas que poseen los datos del primer criterio a evaluar. Por su parte, rango_criterios2 hace referencia al criterio número 2.

 

A B C D
1 María Mujer Rosado 100
2 Jesús Hombre Azul 120
3 Gabriela Mujer Azul 111
4 Andrés Hombre Rosado 113
5 Sebastián Hombre Amarillo 108
6 Isabella Mujer Rosado 115

Para una mayor comprensión de la forma en que se deben emplear las fórmulas, utilizaremos como modelo la siguiente tabla. Si en un hipotético caso quisieras conocer la cantidad total de puntos que tienen los integrantes del equipo azul, escribe en una celda la ecuación:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D1:D6;C1:C6;C1;B1:B6;B1)

No es necesario seguir esta fórmula de forma estricta. También puede seleccionarse la columna en su totalidad. En vez de poner B1:B6, se pondría B: B.

  • Fórmula para contar celdas que tienen solo un criterio

Esta es, sin lugar a dudas, otra de las fórmulas imprescindibles de Excel. Si necesitas conocer la cantidad de veces que una información se repite en una determinada columna, es pertinente utilizar la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(rango;’’criterio’’)

Ejemplo: Al usar la tabla de datos anterior, surge la curiosidad de saber cuántos participantes del juego eran hombres. Para dar respuesta a tal interrogante, se plantea la ecuación:

=CONTAR.SI(B1:B6;’’Hombre’’)

  • Ecuación para sumar celdas que tienen distintas condiciones

También conocida como sumaproducto, esta operación es ideal para conocer el número de veces en los que se cumplen una cantidad de condiciones particulares. Ante tal situación, se recomienda utilizar:

=SUMAPRODUCTO((rango_criterios1=”criterio1”)*(rango_criterios2=” criterio2”))

Ejemplo: Si deseamos determinar la cantidad de mujeres que pertenecen al equipo rosado, de la tabla anterior, sustituiremos:

=SUMAPRODUCTO((B1:B6=”Mujer”)*(C1:C6=”rosado”))

  • Fórmula para sumar celdas que constatan dos condiciones en particular

Esta herramienta nos ayudará a determinar la cantidad de números existentes entre dos valores particulares, para ello usaremos:

=SUMAPRODUCTO((rango>=mínimo)*(rango<=máximo))

Rango sería la representación del rango de las celdas que poseen los datos que evaluaremos. Máximo y mínimo son los valores en donde deben encontrarse los números que requerimos.

Ejemplo: Utilizando nuevamente como referencia la tabla anterior, plantearemos una circunstancia en la que deseamos conocer que participantes obtuvieron entre 100 y 120 puntos. Para saberlo, Microsoft Excel nos ofrece esta fórmula:

=SUMAPRODUCTO((D1:D6>=100)*(D1:D6<=120))

  • ¿Cómo calcular un promedio?

La ecuación a continuación es la utilizada para tal fin:

=PROMEDIO(rango)

Ejemplo: para determinar el promedio de los números contenidos en celdas de una columna, debes escribir la ecuación: =PROMEDIO(A1:A5). Recuerda que las letras y números de las celdas variarán dependiendo de lo que necesites. Este es solo un ejemplo en el que deberás sustituir de acuerdo a lo requerido.

  • ¿Cómo hallar mínimos y máximos?

Conseguir el valor más pequeño o grande entre una enorme lista de datos puede ser un trabajo un tanto pesado. Los creadores de Microsoft Excel lo saben y por ello incluyeron, en el lenguaje de programación, una fórmula que, además, es super sencilla:

=MIN(rango)

=MAX(rango)

Es importante destacar que esta fórmula es aplicable para buscar distintos rangos de celdas. Dado el caso, la fórmula variaría a la siguiente:

=MAX(rango1;rango2)

Si, por el contrario, deseamos hallar el mínimo, utilizamos la misma fórmula y cambiamos MAX por MIN.

Ejemplo: para determinar el valor mayor de la tabla, que ha sido usada reiteradas veces, solo tenemos que transcribir la fórmula: =MAX(A1:A5). Si deseamos hallar la cifra menor la fórmula sería entonces: =MIN(A1:A5)

Estas ecuaciones, indudablemente, son imprescindibles en tablas con demasiada información.

fórmulas de excel

Fórmula de Excel para calcular porcentajes

Calcular el porcentaje de una cantidad en particular es más fácil de lo que crees. Solo debes multiplicar la cantidad por el porcentaje requerido.

Ejemplo: dependiendo de los valores que se tengan en una celda, podemos calcular un porcentaje. Suponiendo que el valor de la celda A2 es 200 y el porcentaje que queremos sacar de esa cifra es de 75%, la cifra del porcentaje debe escribirse en la celda B2. La fórmula que nos dará el resultado de esta operación, debe transcribirse en la celda C2. Para realizar esta ecuación existen tres métodos, puedes escoger con el que te sientas más a gusto. Estos son:

=300*75%

=300*75/100

=300*0.75

Dada la cantidad de fórmulas explanadas a lo largo de este artículo, se consideró pertinente realizar un esquema en el que se pueda distinguir mejor las 10 fórmulas imprescindibles propuestas hasta ahora. Con ellas lograrás utilizar Microsoft Excel como un verdadero experto.

Compendio de las fórmulas

  • Suma simple de Excel opción (1)

=SUMA (primera_celda: última_celda)

  • Suma simple de Excel opción (2)

=SUMA(celda2;celda3;celda4;celda5).

  • Suma según un criterio en particular

=SUMAR.SI(rango;”criterio”; rango_suma)

  • Suma según distintos criterios

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterios1;rango_criterios2;criterios2;criterios2;…)

  • Fórmula para contar celdas que tienen solo un criterio

=CONTAR.SI(rango;’’criterio’’)

  • Ecuación para sumar celdas que tienen distintas condiciones

=SUMAPRODUCTO((rango_criterios1=”criterio1”)*(rango_criterios2=” criterio2”))

  • Fórmula para sumar celdas que constatan dos condiciones en particular

=SUMAPRODUCTO((rango>=mínimo)*(rango<=máximo))

  • ¿Cómo calcular un promedio?

=PROMEDIO(rango)

  • ¿Cómo hallar mínimos y máximos?

=MIN(rango)

=MAX(rango)

  • Fórmula de Excel para calcular porcentajes

=celda1*celda2%

=celda1*celda2/100

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