Cómo hacer una carta

cómo hacer una carta

Redactar una carta es una labor que a muchas personas le resultan compleja. Ello se debe a que hay distintas formas de realizar este tipo de documentos. Lo cierto es que elaborar una misiva se trata de cumplir con ciertas pautas, que ya se han establecido. Por  ello, es importante saber cuáles son para aplicarlas correctamente. La funcionalidad que poseen las cartas, en general, es la de poder transmitir una información de forma breve y concisa. En tal sentido, hay cartas que son formales, o también las informales principalmente. Estas clasificaciones de hacen tomando en consideración los temas que pueden incluirse en su contenido; así como y también el formato elegido.

Algunos de los pasos que se realizan para redactar una carta son genéricos y por ello pueden ser aplicados en cualquier situación. A continuación, a lo largo de este artículo estableceremos cuáles son las diferencias entre los diferentes tipos de cartas; así como explicaremos sus características y sus sus correspondientes. Además, daremos algunos consejos útiles que pueden ser utilizados eficazmente al momento de redactar una carta para la persona que por primera vez lo está haciendo.

Cómo hacer una carta formal

Una carta formal es aquella que se caracteriza por presentar dentro de su contenido un lenguaje tradicional  y respetuoso, combinado con el uso de un formato de presentación sencilla que hace fácil poder entender a la información a allí escrita.

Considerando en la evolución en la forma de comunicarnos, esto ha hecho que algunos formalismos y también protocolos usualmente utilizados en la realización de cartas formalidad hayan cambiado algunos aspectos. Por ejemplo, en un principio se consideraba que era necesario iniciar cualquier misiva utilizando frases como la siguiente “Mi muy estimado señor…”

Incluso, también se procuraba mencionar el cargo social o profesional de quien recibe como una forma de respeto. Actualmente, estos dos ejemplos anteriormente mencionados se consideran que están fuera de norma por considerarse  anticuados.

Una carta formal siempre mantendrá el uso de la palabra “usted”. Bajo ninguna circunstancia,  se recomienda dirigirse a quien recibe de “tu” ya que pasaría a ser una carta del tipo informal. Dependiendo del uso que tenga, es decir si es para cuestiones laborales, colegios, y universidades, organismos públicos para usos legales además de muchos otros más, esto hace que se considere que algunos formalismos si puedan emplearse en algunos casos mientras que en otros no. 

Pasos para escribir una carta

Hay una serie de pasos que deben de realizarse en un orden. Tales pasos ya son establecidos para poder lograr terminar con éxito la redacción de una carta independientemente de cuál tipo sea.

1) El primer paso es el de elegir el tema que será plasmado a lo largo del texto incluido en la carta, se recomienda utilizar un lenguaje claro y que sea fácil de entender para cualquiera que lo lea.

2) Es importante acotar tratar de mantener a raya las faltas de ortografía, por ello resulta útil acompañarse de un diccionario o de un dispositivo con conexión a Internet que permita realizar cualquier consulta en caso de ser necesario.

3) En todos los tipos de cartas se suele emplear un vocabulario que sea cortés; además de preciso, ya que lo que se busca es enviar una información o explicar una idea, por ello es importante no ofender o utilizar un lenguaje que pueda en cambio traer consecuencias que no son las que se buscaban.

4) También, para evitar problemas con su lectura, es importante no utilizar abreviatura de ninguna palabra ya que esto puede prestarse a confusiones.

5) En cuanto a la ortografía y el uso de un lenguaje universalmente entendible, se suma el uso correcto de los signos y la puntuación. Signos como el punto y la coma, además de una adecuada acentuación, ayudan a crear pausa así como también a dividir frases o párrafos lo cual ayuda a mantener un orden de la información allí escrita que esté lo más adecuado para poder entender lo que allí se dice. Es importante darle a cara oración un sentido correcto, la organización de los párrafos es esencial

6) El siguiente paso es colocar los datos relacionados a los nombres o direcciones, así como también otros datos que ayuden a localizar tanto a la persona quien recibe como también a quien está enviando, de otra forma no sería posible hacer llegar la misiva a su lugar de destino real. Por ejemplo, cuando se trata de una carta del tipo formal es necesario colocar el nombre completo del destinatario, también incluida la dirección de la casa o nombre de la empresa.

7) Es común el uso de una parte inicial cuya finalidad es la de saludar por medio de palabras como “estimado”, “querido” o frases como “a quien corresponda”. Estos recursos ayudan a abrir el tema central de la misiva.

Finalmente, queremos indicar que en el cuerpo se expone el tema a tratar manifestando claramente cada uno de los detalles considerados importantes de mencionar. Una vez logrado este cometido, se procede a finalizar la carta colocando un saludo de despedida y también la firma de quién le ha escrito.

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Formato carta formal

El formato empleado para la creación de una carta del tipo formal es la que se describe a continuación. La primera parte, la que se ubica en la parte superior de la hoja, y es donde se encuentra el encabezado, es en donde se indica cuál es el nombre así como también los datos de la persona a quien se está dirigiendo la carta. Y se puede incluir también información relacionada al cargo profesional que posea esa persona dentro de la empresa o entidad a la que pertenece y en donde llegará la misiva. Generalmente, se aconseja no extenderse mucho en esta parte inicial de la carta ya que se debe de emplear más espacio y contenido a la parte central del documento

La siguiente parte es la del saludo, el cual es una formalidad considerada como correcta para poder comenzar a desarrollar el contenido de la carta. Por ello; se coloca en la parte superior derecha seguido de 2 puntos. De esta forma, es posible comenzar con el primer párrafo en donde se explica el motivo de la realización de dicho documento. Se recomienda hacer lo más preciso posible en los argumentos utilizados para justificar el envío y la solicitud que allí se indique

Generalmente, el segundo párrafo que sirve para indicar cuáles son las soluciones o respuesta que esperamos ante la inquietud o problema expuesto en la carta. Se recomienda ser lo más claro y preciso con la información allí plasmada, mediante la utilización de un lenguaje adecuado para que sea fácil de comprender y evitar malos entendidos.

Lo antes dicho se aplica ante cualquier circunstancia. Por ello, en ocasiones se recomienda primero hacer una versión inicial de la carta para posteriormente realizar cualquier tipo de corrección necesaria. Esto se hace con la intención de poder llegar a una versión que más se adecúe a nuestras necesidades. Esta última versión es la que se utilizaría en la carta que finalmente será enviada

Finalmente, el formato comúnmente utilizado finaliza en la parte inferior con la colocación de una despedida formal. Allí se incluye palabras de agradecimiento por la atención, así como también se dedica algunas buenas palabras para el receptor. Seguido a esta información, se coloca la firma y cualquier otro dato que ayude a identificarnos. Este formato es el más empleado a nivel mundial y se aplica a cualquier caso en donde se requiere de formalidad.

Cómo encabezar una carta

Solamente las cartas clasificadas como formales son las que incluyen el uso de un encabezado. Esto se utiliza con la finalidad de poder identificarnos ante quien leerá el contenido de la carta, Ello se debe a que al abrir el sobre será la primera parte que será leída y es necesario entender quien la ha escrito. Se ubica en la parte superior derecha de la hoja. Allí se incluye primero el nombre y el apellido, seguido de cualquier otro dato que ayude a identificarnos, tal es el caso de los datos de la empresa a la que pertenecemos, o también el cargo o profesión que ejercemos.

También; sí es necesario se incluye información relacionada al tiempo y al lugar, es decir hay que informar a quien lee la carta de donde proviene y cuando se realizó dicho documento. Está se coloca debajo de la información que colocamos para identificarnos, aunque usualmente se utiliza hacia la izquierda. También, en el encabezado se coloca la información del destinatario, pero hay que evitar el uso de datos de contacto. Es decir, solamente se coloca el nombre y el apellido; además del cargo o profesión de esta persona, así como también a la empresa la que pertenece.

Finalmente, en el encabezado se coloca una breve información en donde se expone el asunto central que motiva la creación del documento. En ocasiones, se puede añadir un membrete el cual incluye algún tipo de logotipo; así como también datos de la dirección y la remisión. Ejemplos de este tipo de datos pueden ser números de teléfono, o bien direcciones de páginas de Internet.

Pasos para hacer una redacción

Para redactar una carta se siguen una serie de pasos en un orden que ha establecido. Como anteriormente ya se mencionó, la parte inicial de la carta se compone del encabezado y para la creación se necesita definir cuáles son los datos que se deben de aportar con la intención de identificar tanto a quien escribe, como a quien recibe. Una vez ya realizado este paso, se inicia un saludo cordial; el cual sirve como introducción a la parte central de la carta en donde se expone la petición o idea que motiva la carta.

El primer párrafo es en donde se expone claramente cuál es el asunto a tratar. El cuerpo de la carta se compone de toda la información considerada como necesaria para poder expresar o describir una idea específica en relación al tema de interés. Este último paso es esencial, por ello se aconseja que al redactar una carta se haga una revisión de la misma al menos una vez o dos, para asegurar que se entiende lo que se ha escrito.

Para la redacción, también es importante la elección de una despedida adecuada al documento. El grado de formalidad se elige dependiendo de la importancia que tenga la carta un poco, por ello se puede elegir entre “un saludo” o un “atentamente”, el segundo considerado que posee mayor formalidad que el primero.

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Cómo hacer una carta de presentación

Una carta de presentación cumple la finalidad de introducir o presentar formalmente a una persona ante a quien se le escribe tal como su nombre lo indica. Por ello, es común en la utilización de este mismo tipo de documentos tanto para las solicitudes formales de trabajo al incluirse con el CV original; así como también cuando se dirige una persona ante una entidad como una universidad o una institución financiera, por ejemplo.

La importancia que tiene una carta de presentación es que de esta manera se pueden aportar datos que son más importantes en relación a la persona que la está escribiendo. Representa una oportunidad valiosa para poder plasmar en una carta cuáles son los motivos por los cuales una persona quiere ser empleada, inscrita en una universidad, elegida para un puesto o simplemente explicar cuáles son sus motivos para estar interesada en una oportunidad determinada.

En el caso del uso de una carta de este tipo para conseguir un puesto de trabajo, sirve para resumir cuál ha sido la experiencia laboral; así como también integrar cuales han sido los logros más destacados dentro de su carrera profesional.

También, se puede mencionar cualquier otro tipo de aspectos que se consideren relevantes siempre y cuando sea necesario mencionarlos. Lo importante es captar la atención del empleador o de la organización para que seamos contratados. Para la redacción de la misma, es importante mantener la brevedad y la claridad del lenguaje. El perfil de la persona debe ser detallado mostrando cuáles son sus conocimientos así como sus habilidades, pero sobretodo mostrar sus intereses y metas.

Cómo hacer una carta de motivación

Para algunas personas, es posible que entiendan como un mismo tipo de documento una carta de presentación con una carta de motivación. Ambas poseen similitudes, pero sobre todo tienen sus diferencias. Una carta de motivación es aquella que sirve para indicar cuáles son los motivos por los cuales el receptor debe de considerar a la persona que la escribe para que ejerza algún puesto de trabajo, sea elegido para una beca, ser integrado a un grupo de trabajo o simplemente ser admitido en aquello a lo cual está interesado. Dentro de su contenido, se explica detalladamente cuáles son los motivos de dicha solicitud

Redactar adecuadamente una carta de motivación representa ser una excelente oportunidad para demostrar que se tiene interés. El formato es el similar al de cualquier otro tipo de carta, como lo es el de una carta formal, lo que varía es el contenido de la parte central del documento. Es decir, que los párrafos que se incluyan allí sirven para describir y especificar al puesto al que aspiramos ocupará en un trabajo o en una plaza estudiantil. Seguido de esto se incluye detalladamente cuales han sido las razones que empujaron a esa persona a tomar dicha de decisión.

También, se expone el nivel de compromiso y disposición que posee la persona ante esa oportunidad a la que aspira, es importante captar el interés desde el principio. En el desarrollo del contenido, se debe de exponer cuáles son las competencias, así como las cualidades que se tienen a favor, mismas que deben de ser tomadas en consideración para el proceso de elección.

Cómo hacer una carta de renuncia

De forma voluntaria a una persona puede redactar una carta de renuncia, la cual debe de estar dirigida a una persona en específico la cual está encargada de formalizar el retiro de esa persona de su puesto de trabajo. Estos documentos no poseen un formato estricto o establecido, ello se debe a que cada caso es diferente y por ello se requerirá de la inclusión de mayor o menor información.

Estas cartas sirven para que la persona que lo redacta pueda eliminar su contrato, o dimitir voluntariamente. Sin embargo, es importante acotar que para que tenga validez dicha decisión desde el punto de vista legal, la carta deberá de llegar con suficiente tiempo de antelación y debe de llegar a todas las partes relacionadas. De esta forma, dicho documento pasa a ser archivado y copiado. También, será anexado al archivo personal de la persona para indicar formalmente que esa persona ha tomado la decisión de forma personal.

Las personas, por derecho, pueden terminar con su relación laboral cuando lo prefieran, pueden manifestar cualquier tipo de motivo y no es necesario explicar detalladamente las razones. No obstante, si es necesario indicar el lapso de tiempo hasta el cual la persona piensa seguir ejerciendo dicho cargo. Es importante respetar el plazo entre la fecha de renuncia y la fecha de salida efectiva del trabajador. En caso de no hacerlo, la persona puede ser obligada a indemnizar los daños y perjuicios que esto ocasione, lo cual también aplica a los convenios colectivos.

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