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Qué es un balance de situación

La pregunta sobre qué es un balance de situación suele ser frecuente en el ámbito de la administración de empresas. Se trata de un concepto y herramienta bastante usual. Por ello, es menester saber de qué se trata. Es por ese motivo que hemos redactado el presente texto, ya que queremos indicar los aspectos más importantes de este tema cada uno de nuestros lectores.

El concepto de balance de situación

También recibe el nombre de “balance contable”. Se suele presentar en formato de informe. En este documento se relaciona la situación económica y financiera de una compañía durante un determinado tiempo. Es de gran utilidad, ya que expresa de manera separada vívidamente ordenada la situación de la empresa respecto sus activos, sus pasivos del total de su patrimonio neto.

Igualmente, con ese  balance se logra mostrar de manera resumida la situación de los bienes, las obligaciones de pagos de la empresa, los derechos de cobro de la misma y el capital que posee una organización en un determinado instante.

Es importante tener en cuenta que el balance de situación no funciona para prever la evolución de la empresa. Su verdadero objetivo es hacer una suerte de fotografía, una radiografía administrativa de la empresa en una fecha específica. No le atañe a revisar lo que ocurre antes de dicha fecha, ni y mantener una situación predictiva respecto a lo que puede ocurrir después de la fecha indicada.

Este forma parte de los documentos obligatorios que deben presentarse en las cuentas anuales de toda compañía. Suelen retratar la situación de la empresa en el momento en que se entrega el informe. Debido a que son un documento legal, muchas veces deben acoplarse a modelos oficiales aprobados por el gobierno de turno.

como hacer un balance de situación

La estructura del balance de situación

Los balances de situación suelen estar divididos en activos y pasivos. Estas son las dos partes esenciales que deben ser mostradas en estos documentos. Vale decirse, que deben ser expresados con claridad. La relación entre estas dos variables de suma importancia para entender la situación en la cual se encuentra una determinada compañía.

  • Los activos representan todos los bienes y cobros que debe llevar a cabo una compañía. Para ser más exactos en esta definición, podemos decir que los activos a su vez se dividen en aquellos que están inmovilizados (se trata de las inversiones a largo plazo) y aquellos que están en existencia, que se pueden usar de inmediato. En ambos casos, ambos representan un saldo positivo para la empresa. No obstante, no representan la misma liquidez.
  • Por su parte, los pasivos son las deudas que tiene una empresa. Se trata de gastos que debe realizar, bien sea corto plazo o a largo plazo. Apuntan a un saldo negativo, y han de ser tenidos en cuenta como una suerte de egresos. Por lo tanto, nos un dinero con el cual se puede contar para hacer inversiones o riesgos para emprender una nueva modalidad de ganancias para la compañía.

Los conceptos de activos y pasivos articulan la columna vertebral de un balance de este tipo. Por momentos como puede ocurrir con empresa tienda a tener este balance negativo. No obstante, en fechas subsiguientes la situación puede cambiar y los activos superan a los pasivos. En dado caso, el balance de muestra una fotografía específica como momento seleccionado, donde se muestra la relación entre activos y pasivos.

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Sobre los diversos tipos de balances de situación que existen

Ocurre que los balances de situación se adaptan a los tipos empresa que los realizan. Ya hemos dicho que se trata de un documento que se debe presentar obligatoriamente de manera anual. No obstante, hay que tener en cuenta que suelen adaptarse a los tipos de cuentas anuales, siendo de la siguiente manera: Normales, Abreviados y aquellos que se utilizan para las PYMES (Pequeñas y Medianas Industrias).

Como es de suponerse, los distintos tipos de balances demuestran la cantidad información que muestran. Básicamente, tienen particulares en la manera en que detallan esta información.

Sucede que los balances normales son los más detallados. No sólo se trata de mostrar la diferencia entre pasivos y activos, si no la manera como ha ocurrido el flujo de intercambio entre ambas variables, es decir, muestra la dinámica de la empresa.

Por su parte, los balances reducidos suelen usar las empresas para su propia administración. Es frecuente que sean mensuales. La idea es que la propia compañía tengo un criterio de cómo va cambiando la situación de la empresa lo largo del tiempo. Por lo general, sucede que un balance anual suele también valerse de la suma de balances mensuales, los cuales se presentan de manera reducida. La suma de balances reducidos permite hacer un esquema del comportamiento de la empresa lo largo de un tiempo mucho más dilatado.

Finalmente, ocurre que las PYMES tienen características propias. Se trata de empresas pequeñas, que muchas veces dependen de ciertos valores, financiamiento para poder crecer. Por ello, los balances de situación para ellas son diferentes. En dado caso, cada gobierno suele estimar las características de las pequeñas empresas; usualmente valiéndose de criterios como cantidad de activos netos, dinero que poseen, así como la infraestructura y capacidad de producción.

balance de situación ejemplo

Una ecuación fundamental en este tipo de balances

Hay muchos aspectos a considerar a la hora de realizar estos informes. No obstante, todo profesional de la contaduría o administración debe tener muy en cuenta algo que vamos a mencionar. Nos referimos al siguiente hecho: “la regla esencial es que el total del activo siempre debe ser igual al total del patrimonio neto más los pasivos”. Solamente de esa manera, se puede decir que el balance es positivo y está correctamente efectuado.

Cuando la igualdad antes planteada no se presenta, quiere decir que hay algún error de cálculo. Por lo tanto, el informe del balance de situación debe revisarse hasta encontrar el punto en el cual se ha cometido la ausencia de una determinada sumatoria.

Por otra parte, se recomienda ser muy cuidadoso en la elaboración de este informe. Cualquier desliz, dato faltante, o aspecto que no se menciona puede tener como incidencia un error de interpretación. Hay que recordar que el balance permite conocer el estado de la empresa. Por ello, no se debe ocultar ni tampoco exagerar ningún dato.

Hay que tener en cuenta que este tipo de informes es una herramienta, no un fin en sí mismo. El balance permite tomar decisiones respecto a la política de gestión administrativa. Por ello, debe ser un informe sumamente honesto. Solo de esa manera, se pueden tomar decisiones adecuadas destinadas a mejorar la cuestión administrativa de la compañía.

Objetivos y utilidades de un balance de situación

Ya hemos indicado lo que es un balance de situación. Indicamos sus aspectos esenciales y su estructura. ¿Qué nos falta por mencionar? Pues, falta lo tocante a su utilidad. Por ello, vamos ahora a indicar ciertos aspectos al respecto.

Hay que tener en claro que es un engranaje esencial en la contabilidad de una empresa. Quizás, cuando la compañía aún es pequeña muchos elementos administrativos parecen fáciles de recordar.

Empero, con el paso del tiempo y a medida que tu empresa va creciendo; lo mejor es realizar este informe para tener a la vista todo los elementos necesarios para hacer una adecuada administración. Es menester hacer esto, para poder hacer correcciones en caso de desajustes económicos; detectando errores y haciendo una mejor organización antes de que se produzcan desaciertos más graves.

Este es una suerte de radiografía específica de la empresa en un instante determinado. Es como si una persona le hiciesen un análisis de sangre: en una fecha momento específico, se sabe su situación. Por ende, se pueden tomar los correctivos necesarios para poder mejorar las circunstancias.

Con la ayuda de un balance de situación, se puede saberse la gestión que se está llevando a cabo es correcta. O, si por el contrario, es necesario cambiarla o enmendarla.

Un consejo práctico: hacer los balances de situación desde el inicio de la empresa. Hay que tenerlos guardados en archivo. De esa manera, se puede consultar la evolución de las finanzas de la compañía a lo largo del tiempo. Un error común es desechar estos balances, usarlo solamente por un momento determinado. Siendo que se pueden almacenar y de esa manera se puede observar el desarrollo administrativo de la compañía durante un periodo de tiempo específico.

Se recomienda hacer un balance al menos una vez al año. No obstante, lo ideal es hacer un balance normal de manera anual; mientras que se van haciendo balances abreviados de manera mensual. Hay que tener en cuenta que una empresa debe ser monitoreada constantemente del punto de vista administrativo. Esto es necesario no sólo para su funcionamiento o rutinario, sino para el pago de impuestos y para estar legalmente desde un punto de vista contable.

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