Diagrama de Flujo. Qué es y cómo hacer uno

diagrama de flujo

La utilidad que posee un diagrama de flujo es la de plasmar de forma gráfica cómo es un proceso, de esta manera se sabe cuáles son los pasos que intervienen para poder llegar a un resultado.

Este tipo de representaciones gráficas, para que puedan ser entendidas, se utilizan con una serie de símbolos; los cuales ayudan a describir cada una de las etapas. Se puede apreciar en conjunto como un sistema regido por un ciclo, donde una serie de flechas van indicando el orden o la dirección de todo el flujo del proceso.

En este artículo hablaremos de cómo este tipo de información visual ayuda a realizar diversas actividades relacionadas con tecnología, tales son los casos de la programación y en mecánica principalmente. Son muy útiles dado a que facilitan la comprensión de cada paso haciendo posible entender si es necesario realizar cambios o mejoras necesarias según sea el caso. Por ello, describiremos de qué se componen y cómo se utilizan correctamente.

Qué es un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es un esquema visual donde se puede comprender fácilmente cómo es un proceso, ya que se observa claramente cuáles son los pasos o actividades que se requieren para poder llevarlo a cabo. Mediante una serie de diversos símbolos, se entiende cuáles son las etapas de las que se compone, los materiales requeridos, el número de pasos y cuáles de ellos son independientes o no. De esta forma, sirve como una descripción previa al inicio de un proceso; ya que se identifica todas sus características y se pueden tomar acciones que ayuden a su implementación.

Otra utilidad que poseen estos diagramas es que de esta forma es posible identificar bucles de repetición, los cuales pueden identificarse o corregirse con el fin de optimizar o mejorar todo el proceso. Es así como se facilita el control y la evaluación de cada uno de los pasos.

La historia de cómo se empezó a utilizar este método fue en la primera mitad del siglo XX, cuando Frank y Lillian Gilbreth buscaban un medio gráfico que les ayudase a poder documentar los procesos de trabajo. Sin dudas un diagrama de flujo facilita la obtención de una visión completa y objetiva de todo el proceso.

Dado a que resulta complejo, y por lo tanto difícil, de entender por completo de que se compone un proceso, un diagrama de flujo hace que sean entendibles las relaciones y también las incidencias que pueden sucederse. Es especialmente útil cuando se trata de centrarse en un aspecto específico del mismo, las interrelaciones de todas las acciones también pueden generar otros subprocesos los cuales también se pueden entender de esta forma.

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La implementación de diagramas de flujo en el trabajo hace que sea posible reducir tiempo y costes; ya que al identificar actividades o pasos innecesarios estos pueden ser reemplazados o eliminados. Además, dentro de un equipo de trabajo que se regirá según lo que indique el diagrama podrá establecer prioridades u objetivos de manera más eficiente.

Cómo hacer un diagrama de flujo

Cuando se comienza con el diseño o planteamiento para ser utilizado en un diagrama de flujo, es necesario previamente realizar un estudio o análisis. Al estudiar un proceso es más factible poder generar diversas alternativas que sean útiles. Es importante al momento de iniciar emplear un lenguaje común y por ello, quienes elaboran el diagrama así como quienes lo utilizará, deben estar capacitados para entender los simbolismos que integre.

Es necesario comprender cómo cada una de las actividades que componen un proceso funcionan de manera individual. En términos de prácticas organizacionales, el orden de estas actividades en los que promulga la eficiencia en todo un sistema de trabajo. Diagramar implica hacer un estudio tanto del proceso principal como de los subprocesos.

Hacer un diagrama de flujo es en sí mismo modelar un proceso, los conjuntos de procesos y de subprocesos que están integrados entre si forman un sistema. Estos pueden contener una gran cantidad de puntos en un orden que puede resultar un poco complejo de entender por ello hay que hacer un análisis previo. Para poder realizar una descripción lo más exacta posible hay que documentarse previamente.

Se recomienda que en la elaboración de un diagrama de flujo intervenga un grupo de trabajo, ya que cada persona posee una perspectiva diferente de acuerdo al cargo que ocupa y de la labor que realice. Con el aporte de cada uno; hay mayor posibilidad de que el diagrama pueda ser entendido de forma más fácil por más personas.

diagrama de flujo

El primer paso en la elaboración es determinar con detalle cuál es el proceso a diagramar. Si bien, la primera versión mostrara un proceso con sus pasos a grandes rasgos, cuando se vaya corrigiendo se podrá definir con mayor precisión cada detalle. Lo siguiente que hay que definir es cuál es la secuencia de pasos, para ello se debe saber cuál es el orden para que sean ejecutados correctamente.

Lo siguiente es tener identificados cuáles son los símbolos que se van a emplear en el diagrama, hay manuales así como listas de símbolos que usualmente se utilizan a nivel muy general ya que se han estandarizado aunque también cada organización puede definir los suyos propios si así lo considera. Para ello, de forma paralela al diagrama de flujo se le anexa un manual de instrucciones que indique el significado de cada uno de los símbolos utilizados.

Se recomienda consultar el American National Standars Institute (ANSI), aquí se encuentra un buen ejemplo de una serie de símbolos que ya han sido estandarizados. Por ejemplo, un círculo suele ser asociado a una conexión entre un proceso importe a otro. Hay una diversa cantidad de aplicaciones que permiten la elaboración de diagramas de flujo como iGrafx FlowCharter, Microsoft Office Visio, Smartdraw y Canva.

Hay que incluir indicadores de procesos ya que permiten evaluar la eficiencia que posee cada uno de los procesos que integran un sistema, de esta forma se evalúa el rendimiento. Estos pueden ser medidores de tiempos o de porcentajes. Cuando se habla de los indicadores de tiempos son los que señalan el tiempo real transcurrido entre una tarea y otra.

Diagrama de flujo ejemplos

Hay diversos ejemplos de diagramas de flujo en donde se puede apreciar la secuencia de todas las actividades o rutinas en donde se ven involucradas todas las unidades y los responsables de cada paso indicado.

Un ejemplo podría ser los procedimientos administrativos de cualquier empresa. Esto sucede porque se deben realizar de acuerdo a un esquema de tiempo y siguiendo una serie de pasos donde intervienen diversos departamento, tales como el de recursos humanos y el de contabilidad. Cualquier empresa que posea una estructura organizativa sea del tipo industrial o de servicios se subdivide en departamentos o por secciones que deben trabajar de acuerdo a una secuencia.

Un diagrama de flujos es una herramienta práctica que puede ser aplicada a cualquier área del conocimiento. Es aplicable a diversos sistemas o métodos. Por ejemplo, en algunas empresas industriales al momento de iniciar un proceso de producción, éstos se rigen a lo indicado al diagrama de flujo de trabajo que previamente haya sido establecido. De esta forma, se verifica si la distribución del trabajo está equilibrada o se ha asignado correctamente.

Así mismo al momento de tratar de explicar cómo funciona un equipo tecnológico como por ejemplo un celular, se puede explicar por medio de un diagrama de flujo donde queda plasmado la secuencia de actividades que ocurren dentro de su sistema. Se puede afirmar que cualquier hardware o software puede ser mejor entendido con un esquema de este tipo.

Un buen ejemplo de diagrama de flujo son aquellos que se aplican a la administración electrónica. En estos se refleja el orden en que se ejecutan los circuitos administrativos a través de distintas unidades organizativas. De esta forma se describen los procesos de trabajo responsables de cada paso, pero se debe primero realizar un análisis mediante una exhaustiva documentación. Es así como se puede obtener como resultado una solución tecnológica.

Diagrama de flujo programación

La primera vez que se usaron diagramas de flujo aplicados a la programación fue a partir de la década de los años 40, cuando Herman Goldstine y John Von Neumann los usaron como medio de estudio y de explicación de los desarrollos informáticos de los que estaban a cargo. De esta forma se puede apreciar más rápida y fácilmente los algoritmos y en general todo el proceso de programación. El pseudocódigo es un tipo de codificación que combina palabras el cual permite entender con mayor especificada detalles más complejos.

En programación es muy útil la utilización de estos esquemas ya que al ser una representación visual y ordenada es posible explicar y dejar que otras personas colaboren en un proyecto. Es una herramienta esencial durante el proceso de empezar a codificar el proceso automatizado. Un diagrama de un proceso de programación muestra el código con el que se está organizando, así como permite visualizar cómo es la ejecución de ese mismo código dentro de un programa.

Actualmente; se pueden utilizar estos diagramas para entender cómo son las estructuras con las que funcionan sea una aplicación o un sitio web, aunque también permiten hacer un estudio de los usuarios que los utilizan.  

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